Les avancées technologiques et notamment d’internet ont permis l’externalisation de nombreux processus au sein d’un cabinet médical comme le secrétariat. Mais quel est le réel avantage de déléguer ce service à un prestataire et en quoi cette pratique consiste-t-elle réellement ? Quels critères considérer pour trouver un partenaire fiable ?

Le télésecrétariat médical, c’est quoi ?

Le télésecrétariat médical ou l’externalisation du secrétariat médical consiste à confier à un prestataire les missions de secrétariat médical classique. Un télésecrétaire médical pourra alors être affecté à la gestion des appels. Il devra disposer de compétences solides pour juger de l’urgence d’une situation pour ne transmettre au praticien que les appels les plus importants. Il lui revient aussi de gérer les rendez-vous et l’agenda en général du médecin.

Ce professionnel peut également prendre en charge l’aspect administratif du secrétariat comme la saisie des comptes-rendus des consultations, la gestion des dossiers médicaux et éventuellement leur archivage. Un télésecrétaire médical peut être rattaché à une structure de télésecrétariat médical ou travailler à son compte.

Les avantages d’externaliser le secrétariat médical

Un praticien ou un établissement de santé peut opter pour le télésecrétariat médical Madagascar ou d’un centre d’accueil téléphonique par souci d’économie. Déléguer une partie ou la totalité des travaux de télésecrétariat permet de réduire les coûts de fonctionnement en s’affranchissant des charges salariales, plus coûteuses que la rémunération d’un prestataire, mais aussi de l’achat et de la maintenance du matériel.

Un télésecrétaire médical dispose déjà de tout l’équipement et des outils nécessaires. Abordable, l’externalisation du service de secrétariat permet aussi de bénéficier d’une prestation de qualité. Un télésecrétaire médical est un professionnel rompu à toutes les missions de secrétariat.

Bien sûr, lors du recrutement, il faudra s’assurer qu’il dispose de solides compétences en la matière au risque de voir l’image de son cabinet en pâtir. Travailler avec un télésecrétaire médical permet au praticien de se dégager du temps, mais aussi de réduire significativement les interruptions durant les consultations ainsi que les erreurs de diagnostic. Le gain de place est un autre atout non négligeable de la délégation des missions de secrétariat. Exit le bureau encombrant pour permettre d’optimiser l’agencement du cabinet.

Bien choisir son télésecrétaire médical, comment faire ?

Trouver le bon candidat n’est pas une mince affaire. Le choix doit être mûrement réfléchi puisque l’organisation du cabinet et la relation avec les patients en dépendent. Il peut être judicieux de se référer à l’expérience des confrères tout en tenant compte du contexte dans lequel le partenariat a été établi. Leurs recommandations peuvent être utiles pour rayer de la liste des prestataires peu sérieux. Il faut également tenir compte des réelles compétences du télésecrétaire médical.

Parmi les points à vérifier figurent la disponibilité et l’adaptabilité. Il doit pouvoir être en poste durant la plage horaire convenue. Si vous exigez une permanence, il faudra se tourner vers les plateformes spécialisées disposant de ressources humaines suffisantes.

Pour un service mis en place durant les heures de bureau, vous pouvez faire appel à un télésecrétaire médical indépendant. Le temps de décroché téléphonique et l’aptitude à bien analyser le niveau d’urgence d’un appel sont d’autres atouts non négligeables.