L’accueil téléphonique constitue un des moyens de fidéliser les clients. Réussir sa permanence téléphonique est d’une grande importance pour toute entreprise souhaitant améliorer son image de marque. Pour faire bonne impression auprès des clients et prospects, certains points doivent être développés. Cyber-Presse vous propose une liste des points aux quels il faut être attentif.

Être disponible

Un client ou un prospect peut appeler une entreprise à tout moment pour obtenir des informations ou soumettre une réclamation. L’entreprise doit de ce fait toujours être disponible. Un appel manqué ou une attente trop longue peut facilement impacter l’image de la société auprès de la clientèle. Pour maîtriser les flux d’appels importants et assurer un bon accueil téléphonique, de nombreuses entreprises font appel à des prestataires externes comme la Permanence téléphonique à MADAGASCAR.

Faire preuve de bienveillance

Même s’il n’est pas possible pour l’interlocuteur de voir la personne au bout du fil, le sourire se sent. D’ailleurs, avoir l’impression que l’agent sourit peut apaiser un client et aider à faciliter les échanges. Faire preuve de courtoisie et de bienveillance est le facteur clé pour valoriser son accueil téléphonique. La courtoisie est importante pour rendre une conversation agréable. Le standardiste ou la personne chargée de répondre aux appels doit toujours veiller à se présenter et rappeler le nom de la structure avant de demander des renseignements sur son interlocuteur.

Personnaliser la réception de chaque appel

Lorsqu’un client appel, il a besoin d’obtenir des réponses. Pour valoriser son accueil téléphonique, il est donc important de s’assurer que chaque requête exprimée aboutit à une action. Pour cela, le standardiste doit veiller à bien comprendre la demande en reformulant ce qui a été dit et en posant des questions afin de pouvoir apporter des réponses adaptées. Dans certaines situations, la requête peut ne pas être traitée dans l’immédiat. Dans ce cas, le professionnel doit apporter des explications concises pour rassurer le client. Il doit également proposer de le rappeler lorsque sa demande est traitée.

Être professionnel

L’accueil téléphonique est une mission qui peut rapidement devenir chronophage. Pour réussir sa permanence téléphonique, il convient de savoir gérer son stress et garder son calme face à un interlocuteur indélicat. L’essentiel est de toujours rester professionnel quelle que soit la situation. Le standardiste doit veiller à faire attention aux mots qu’il emploie et toujours rester à l’écoute. Le ton employé doit être audible et le débit bien adapté, ni trop rapide, ni trop lent. Parfois, les demandes et les questions reçues lors d’un accueil téléphonique ne changent pas beaucoup. Il est déconseillé de répondre de manière mécanique. Un accueil téléphonique réussi consiste à traiter chaque demande de manière personnalisée. Même si l’entreprise fournit une réponse toute prête aux demandes du client, le standardiste doit veiller à la reformuler de façon à ce que le client ressente qu’il a de la valeur aux yeux de son interlocuteur en tant que personne et non en tant que client.

L’optimisation de son accueil téléphonique ne doit pas être prise à la légère. Réussir cet élément constitue une solution durable et efficace pour les entreprises souhaitant véhiculer une bonne image, fidéliser les anciens clients et en attirer de nouveaux.